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¿Alguna vez te has encontrado a la orilla de una carretera, con el auto averiado, buscando desesperadamente un papel arrugado en la guantera para demostrar que tienes seguro?
Esa fricción, ese momento de angustia, es lo que la tecnología actual está decidida a eliminar.
Hoy, la gestión documental inteligente no se trata simplemente de digitalizar archivos o ahorrar papel; se trata de convertir procesos tediosos en experiencias fluidas, seguras y humanas.
En un mundo donde la inmediatez es la norma, las empresas que no logran modernizar su núcleo documental corren el riesgo de quedar desconectadas de sus usuarios.
Para entender hacia dónde va esta industria, conversamos con Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath, quien nos revela cómo la integración de sistemas modernos con infraestructuras históricas está redefiniendo la relación entre las grandes compañías y sus usuarios.
ITenLINEA: ¿Qué es la gestión documental para DocPath y qué buscan lograr para que las empresas entren al mundo digital?
Juan Carlos Olivares: La razón por la que entramos en este segmento tecnológico es porque el fundador de la compañía detectó un software muy específico de gestión documental (para la creación de plantillas de pólizas, statements, cartas, etc.) que fue comprado en su momento por Adobe y posteriormente descontinuado.
Vimos una oportunidad y nos centramos en ocupar ese espacio. Somos una empresa con más de 30 años y nos enfocamos en reemplazar tecnología Legacy (antigua) sin generar cambios en las aplicaciones de negocio. Es decir, sin tocar dónde están los datos o las aplicaciones que gestionan los créditos o las pólizas.
Es difícil proponerle a una empresa: «Te voy a cambiar y rehacer todo para modernizarte», porque eso implica millones y una inversión de tiempo enorme. Nosotros permitimos reemplazar esa tecnología antigua sin impacto en las aplicaciones, lo que nos ha permitido trabajar con grandes empresas cumpliendo con proyectos de forma rápida.
¿Cuál es la proyección? ¿Hacia dónde quieren llegar desarrollando gestión documental?
JCO: Nuestro core es claro: creación, generación y distribución de plantillas y documentos en alto volumen. El objetivo es que, cuando un cliente haga un proceso (como una hipoteca o pedir una póliza), el flujo sea rápido, sin burocracia y con autenticación digital fluida.
Pero ahora estamos ampliando esa rama hacia la multicanalidad en la comunicación con el cliente. Por ejemplo:
- Video interactivo: En lugar de leer una póliza de 40 páginas, enviar un video que explique los detalles.
- Comunicación bidireccional: Vía WhatsApp o chatbots.
- Wallet (Cartera digital): Enviar la póliza directamente al Wallet del celular (como un boarding pass). Así, no tienes que buscar un papel o un correo antiguo; simplemente escanear tus datos desde el móvil.
El objetivo es que la empresa conozca a su cliente y personalice el servicio para mejorar su experiencia.
En Colombia específicamente, ¿qué ha pasado?
JCO: Ha sido un año de promoción de la marca. Ya trabajábamos con clientes grandes en países como Brasil, Argentina, Ecuador y México, pero estamos impulsando el branding.
Esta inversión en marca y equipo técnico/comercial nos ha permitido conseguir clientes en importantes compañías de seguros en Colombia. Son empresas que tenían software legacy y nosotros las estamos modernizando.
Hablemos sobre las tendencias dentro de la gestión documental y qué oportunidades pueden encontrar las empresas para fortalecerse en esta rama.
JCO: Hay varias oportunidades clave:
- Onboarding digital: Que procesos como abrir una cuenta bancaria o darse de alta sean 100 % fluidos y sin ir a una oficina, similar a los bancos digitales.
- Reducción del papel: No solo por costo, sino por trazabilidad. Cuando envías una carta física, no sabes si el cliente la abrió o la leyó.
- Engagement: Al digitalizar, puedes medir qué está pasando con el cliente final y si la comunicación realmente tiene impacto.
Por último, ¿cuál es su mensaje clave acerca de por qué una empresa debería asumir los servicios de DocPath y qué oportunidades se le abrirían?
JCO: Lo más importante de DocPath es que nos integramos con las aplicaciones existentes sin necesidad de cambios. Somos ese «corazón» que se integra con todo el negocio.
Además, servimos de puente hacia el futuro. Con la evolución actual de las startups y la Inteligencia Artificial (IA para seguros, claims, pólizas, etc.), las empresas necesitan adaptarse.
Nosotros somos ese núcleo que une lo moderno con lo histórico, permitiendo que una empresa con un core de negocio de hace 20 años pueda conectarse fácilmente con la tecnología más reciente.
Tendencias para el próximo año
Entre las principales se destacan:
- Automatización e Inteligencia Artificial. Generación de contenidos dinámicos, predictivos y adaptados al perfil de cada cliente.
- Experiencias personalizadas. Mayor fidelización y relevancia a través de comunicaciones contextuales.
- Omnicanalidad. Integración de documentos en múltiples plataformas (aplicaciones, chats, redes sociales, portáles).
- Interacciones como canales de venta. Los documentos evolucionan para potenciar estrategias de cross-sell y upsell.
Gestión documental inteligente
La tecnología es, ante todo, una herramienta para mejorar la calidad de vida. La evolución de la gestión documental nos demuestra que la innovación no siempre tiene que ser disruptiva en el sentido de «destruir lo anterior», sino que puede ser integradora y evolutiva.
Al eliminar la burocracia física y llevar los documentos importantes a entornos digitales accesibles e interactivos, las empresas no solo ahorran costos, sino que le devuelven al usuario su recurso más valioso: el tiempo.
