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La gestión de programas a menudo aborda tanto la gestión de problemas como la de proyectos y componentes de un programa más amplio.
También abarca aspectos de todo el negocio que van más allá de ambas disciplinas.
Deconstruyendo la gestión de programas y el éxito de proyectos
Entonces, ¿qué es la gestión de programas y cómo contribuye a lograr los objetivos comerciales de manera que la gestión de problemas y proyectos no puede?
Los grandes programas de IT, como actualizaciones, mejoras de seguridad o transformaciones, son complejos.
Los objetivos suelen ser de gran escala y los proyectos involucran muchos equipos y fases que pueden tener lugar a lo largo de varios años.
La gestión exitosa de programas aborda estas complejidades centrándose en tres áreas:
1- Un enfoque holístico
Implica trabajar en toda la organización e incluir a todas las partes interesadas necesarias, como IT, finanzas, servicios de datos y gestión ejecutiva.
Se enfoca en las contribuciones y tareas de cada uno y desarrolla métricas para mostrar que todos están trabajando hacia las metas generales del proyecto.
2 – Dependencias
Los administradores de programas recurrentemente planifican múltiples proyectos que se realizan simultáneamente.
Estos proyectos a menudo tienen dependencias entre sí.
Los administradores de programas trabajan en toda la organización y los proyectos para identificar las dependencias y evitar cualquier conflicto.
También analizan los objetivos comerciales y, de forma constante, se enfocan primero en las dependencias clave y/o los costos más grandes.
3 – Relaciones
Al mirar a través de la organización, la gestión del programa establece la confianza de que todos los equipos tendrán voz en la ejecución y el resultado del programa.
Debido a que están involucrados en muchos proyectos, los gerentes de programa tienen la oportunidad de construir relaciones que pueden ayudarlos a romper los silos y lidiar con las dependencias que pueden generar demoras.
Este enfoque holístico de gestión de programas ha demostrado que puede generar los resultados necesarios para el proyecto, así como una experiencia positiva para los equipos involucrados.
Ahora bien, ¿qué ofrece la gestión de programas que ayuda a todos los equipos involucrados en un esfuerzo grande o transformador?
Una evaluación del entorno de IT en el contexto de los objetivos del proyecto
Comúnmente existen objetivos a gran escala para una actualización o transformación de servicios de datos.
Sin embargo, la implementación se trata como un proyecto limitado y de alcance definido, en el que se instalan y activan nuevos sistemas de datos.
Pero una evaluación objetiva inicial de la capacidad del proyecto para lograr los objetivos a menudo identifica la necesidad de un programa con un alcance más amplio.
Que involucra a las empresas, los servicios de datos y las partes interesadas de la organización para alcanzar estos objetivos.
Un diseño arquitectónico
Esta es una parte crítica de cualquier actualización de servicios de datos y IT.
La simple actualización de la arquitectura existente con versiones más nuevas de los mismos sistemas puede hacer perder oportunidades de consolidación, automatización y mejoras de aplicaciones.
De manera similar a la evaluación, un diseño arquitectónico completo identificará las dependencias y los problemas potenciales al principio del proceso y construirá operaciones de mitigación.
Responsabilidad
Un enfoque de gestión de proyectos a menudo difunde la responsabilidad entre varios proyectos.
Los objetivos de los proyectos individuales se expresan en términos técnicos estrictos y se logran en función de la finalización de una actividad específica.
Pero ¿lograron los proyectos los objetivos comerciales generales? La gestión de programas permite una escala más amplia de responsabilidad.
Con respecto a los objetivos comerciales finales, ya sean ahorros de costos, nuevos servicios o transformación.
La gestión de programas une los diversos proyectos, dependencias, equipos y objetivos para generar resultados para una organización.
La principal objeción a la gestión de programas es la noción de que un alcance más amplio es innecesario y puede agregar tiempo, costo y complejidad.
Va en contra de un enfoque de «simplemente hazlo».
Eso puede ser cierto en algunos casos limitados, pero la realidad de IT de hoy es que la complejidad y los requisitos superpuestos a menudo hacen que cualquier actualización del servicio de datos sea más complicada de lo previsto originalmente.
Así, los gerentes de programa trabajan dentro de esa complejidad para cumplir con los objetivos comerciales generales.
Escrito original de Douglas Wallace, Gerente General, América Latina y El Caribe (Excepto Brasil y México) en Pure Storage.
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