Las reuniones largas, agotan física y mentalmente a los equipos de trabajo. Y si no están planeadas, bajan el estado de ánimo del grupo de trabajo y afectan los resultados del día.
Además, el esquema organizacional podría burocratizarse, a tal punto, que se pierde productividad en los integrantes de la empresa, y eso genera menos avances favorables.
Por esta razón, las reuniones deben ser el momento en el cual los distintos integrantes de la empresa, que tienen un objetivo común, puedan nutrirse de nuevos elementos para cumplir mejor con su trabajo, no un espacio de monólogos y aplausos unidireccionales.
A continuación le sugerimos cinco claves para hacer de estos momentos, algo realmente productivo y motivador.
1. Las reuniones son una oportunidad única para informar, cotejar conceptos y establecer roles, además, para fortalecer las relaciones entre los distintos ejes de la empresa, lo que generará un buen clima de trabajo y aumentará el compañerismo y el apoyo entre todos. Por esta razón, es básico, que el moderador genere una buena tónica y sea una persona que sepa exponer los temas y aterrizarlos, sin dejar de lado valorar a las personas que intervienen en ella. Incluso, en temas delicados, que sepa moverse con sabiduría y dar a todos la oportunidad de aportar.
Al punto: “dos oídos para escuchar, una boca para hablar”.
2. Con antelación, se deben planear los temas que se tratarán. Las reuniones pueden tener diferentes momentos: uno de información, otro de exposición, el que sigue de interacción y preguntas. Al final, se deben concretar los puntos, ya sea tomando una decisión o reorganizando los roles para el cumplimiento de una tarea, nunca se debe salir de una reunión sin haber concluido cada punto. Eso genera ruidos y desgaste emocional.
Al punto. En una reunión hay diferentes tipos de participantes: el tímido, el distraído, el preguntón, el mudo voluntario, el liante (que enmaraña las cosas dando explicaciones innecesarias), el discutidor, el obstinado y el sabelotodo, ¡conózcalos y contrólelos!
3. Los temas deben ser puntuales. No ponga a un grupo de 20 personas -exagerando un poco- a escoger el color de una bolsa, delegue a los expertos la tarea completa y que presenten el resultado y las ofertas finales. Allí, los encargados pueden recibir retroalimentación y un enfoque final.
Al punto: En el acta de la reunión es básico anotar el punto, su aprobación, las observaciones y el voto final. Por ejemplo, se comprarán mil bolsas, que serán marcadas con el logo de la empresa y llevarán los colores corporativos. Y definir en cada acción, “un doliente”.
4. Cuando hay debates, no “atice el fuego”, procure mantener el control de los integrantes, defina antes de empezar las reglas de juego para participar y genere respeto entre todos, para que las discusiones sean lo más proactivas posibles y en la diferencia también haya aprendizaje. Hay que entender que todas las personas ven las cosas de manera distinta.
Al punto: Como jefe, es importante canalizar los diferentes temperamentos, conocerlos y ayudarles a enfocar su esfuerzo en el trabajo.
5. Defina reglas, enfoque los temas. No permita que lo personal se tome la mesa de trabajo y mantenga los principios de cordialidad y respeto, aún en condiciones difíciles.
Al punto: motive a los participantes a definir acciones proactivas.
En resumen, pueden existir reuniones para muchas cosas; planear el trabajo de la semana o para algún cliente, hacer un seguimiento de acciones, llamar la atención, felicitar a un compañero de trabajo o enseñar nuevos temas, entre otros. Sea cual sea el tema, procure mantener una actitud estratégica, planear los contenidos que va a decir o exponer y ser concreto. Así, después de orientar a los profesionales que lo acompañan, habrá más tiempo para dedicarse verdaderamente a lo esencial, trabajar mejor para el crecimiento de le empresa.
[Joseph Mucira] Pixabay.
