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7 pasos rápidos para hacer reuniones virtuales usando Zoom Meeting

En las actuales circunstancias, no podemos dejar de comunicarnos y estar en contacto, por eso hemos preparado este tutorial rápido como guía para usar de forma clara esta plataforma, que se ha vuelto muy popular, para lograr encuentros virtuales exitosos.
 


por Jose Rondón Digital / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Zoom Meeting es una de las herramientas más destacadas del momento para comunicación en línea, desarrollada por Eric S. Yuan, fundador y CEO de Zoom Video Communications, y permite hacer reuniones virtuales, videollamadas, compartir pantalla, escribir en un tablero, hablar por chat y enviar archivos. Utilizada ampliamente para reuniones casuales, de trabajo y en temas de educación digital.




Tiene varias opciones, la gratuita permite reuniones ilimitadas 1 a 1 y hasta con 100 personas en la misma sala por 40 minutos contínuos. Sin embargo, si se corta la comunicación, puede reiniciarse para continuar otros 40 minutos. Si desea tiempo y más capacidades, puede adquirir alguno de sus planes, señalados arriba.

Es viable usar la aplicación en tabletas, teléfonos móviles con Android y iOS, y en computadores portátiles y de escritorio.

Veamos ahora, cómo activar en 7 sencillos pasos, una video-reunión:

1. Cargue en su navegador la página de Zoom Meeting: www.zoom.us



2. En la parte superior derecha de clic sobre el botón azul, REGISTRARSE ES GRATIS. Puede usar cualquier cuenta de correo, personal o corporativa. Esa es una de las grandes ventajas, no requiere un único servicio de email.


3. Para entrar a la sala y configurar la reunión de clic en SING IN.  

4. Digite su email y password (SING IN).

5. En el dashboard podrá configurar la reunión. Para ello de clic en el botón SCHEDULE A NEW MEETING (Programa una nueva reunión).



6. Escriba los detalles de la reunión: nombre, descripción, fecha, hora y tipo de audio, entre otros.



Y en las opciones de reunión, también puede, si es su deseo, grabarla en el computador. Finalmente, de clic en SAVE (Salvar/Guardar) para terminar.



7. Para concluir estos pasos, llegará a una pantalla donde tendrá toda la información para compartir la reunión, en: Google Calendar, Outlook Calendar o Yahoo Calendar. Y, copiar la URL para invitar a sus amigos por WhatsApp, entre otras redes sociales y maneras de hacerlo.



Cuando entre por primera vez a través de un teléfono celular o computador, debe instalar la aplicación, que en el caso de los teléfonos móviles, puede descargar desde la tienda de aplicaciones de Android o iOS.

Bien, ya no hay excusa. Puede estar en contacto con familiares y amigos. Solo de clic sobre el link de invitación, escriba su nombre y entrará a la sala de conversación.





Top 10 para la interacción por videollamada 


Para comunicarse en orden, hemos organizado estas sencillas reglas de etiqueta que le ayudarán a tener una comunicación organizada:

1. Prepárese para contestar la llamada a la hora indicada. Elija un sitio con poco ruido y tenga a la mano un micrófono si desea privacidad y escuchar mejor.

2. Es clave elegir a un moderador, generalmente es quien crea la reunión y quien administra al grupo.

3. Espere a que ingresen todos los participantes invitados para comenzar.

4. Mantenga los micrófonos en silencio. Espere las indicaciones del moderador.

5. El moderador comienza saludando y luego da paso a cada uno de los invitados para que puedan hablar también.

6. No comenten al mismo tiempo y apaguen otros dispositivos de audio para evitar ruidos molestos.

7. Para pedir la palabra, puede levantar la mano (opción del programa) o pedir por el chat la palabra y el moderador lo introducirá.

8. Tenga mucho cuidado con lo que emita y hable a través de su cámara y audio. Manténgalos apagados si en simultánea realiza otras acciones y solo actívelos cuando interactúe con el grupo (este atento y concentrado).

9. Si quiere grabar la reunión, informe al grupo para no incomodar a nadie y que cada uno cuide su forma de comunicar.

10. Use las opciones del programa para mejorar su interacción (tablero, emojis, mano arriba, chat). Así ordenará su interacción.  

¿Cómo ahorrar ancho de banda?

Por estos días el ancho de banda se agota rápidamente porque hay muchas personas conectadas en casa. Puede hacer reuniones sin video, solo activarlo en algunos momentos y volverlo a apagar, para ahorrar ancho de banda y permitir que la comuniación sea más fluida.

Para aportar a la seguridad, puede usar un ID y los invitados llegarán a una sala de espera mientras el anfitrión autoriza.

Finalmente, conserven un clima de amistad y disfruten el constacto virtual. Esperamos que esta guía rápida les permita entrar fácilmente al fascinante mundo de la interacción por videollamada. Cualquier inquietud, o si quiere compartir su experiencia usando esta aplicación, déjenos sus comentarios por WhatsApp, aquí.

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